Importer sa cave depuis un tableur

Un tableur de cave contient déjà tout ce qu'il faut. Le travail de migration consiste à le rendre lisible par la machine, ce qui prend vingt minutes si on procède dans le bon ordre et une soirée si on improvise.

Avant de toucher au fichier

Faites une copie. Tout ce qui suit se fait sur la copie, jamais sur l'original — vous en aurez besoin pour vérifier l'import, et éventuellement pour recommencer.

Les colonnes que l'import attend

Le plus simple est de partir du modèle téléchargeable depuis l'écran d'import : il contient les intitulés reconnus et une ligne d'exemple. Les champs pris en charge sont :

• Producteur, Nom de cuvée, Couleur, Année (millésime)
• Région, Sous-région, Appellation, Cépage
• Quantité Achat, Reste, Emplacement
• Prix Achat, Valeur, Date d'achat, Lieu d'achat
• Boire dès, Boire jusqu'à — les deux bornes de la fenêtre d'apogée
• Accords, Commentaire, Référence

La correspondance des colonnes est approximative : « Producteur », « Domaine » et « producer » désignent le même champ. Vous n'avez donc pas à réécrire vos en-têtes, seulement à vérifier après coup que rien n'a été ignoré.

Les cinq pièges de format

1. Les millésimes non numériques. « NM », « sans année », « 2018/2019 » ne se convertissent pas. Videz la cellule plutôt que d'écrire quelque chose : un champ vide s'importe proprement, une valeur illisible est rejetée.

2. Les quantités écrites en toutes lettres. « six bouteilles » devient une ligne en erreur. Mettez 6.

3. Les prix avec devise. « 24,50 € » passe mal selon les tableurs. Préférez 24.50 et laissez la devise de côté.

4. Les cellules fusionnées et les lignes de sous-total. Elles décalent la lecture. Supprimez-les de la copie.

5. Les feuilles multiples. N'en gardez qu'une. Si votre fichier sépare « rouges » et « blancs » en deux onglets, concaténez-les d'abord, avec une colonne Couleur.

La vérification qui suit l'import

Ne passez pas à autre chose avant ces trois contrôles.

1. Le compte. Le nombre de vins importés correspond-il au nombre de lignes du fichier, moins les lignes rejetées annoncées ?
2. Le total de bouteilles. C'est le contrôle qui attrape une colonne Quantité mal reconnue : si chaque vin affiche une bouteille alors que vous en aviez trois, la colonne n'a pas été lue.
3. Trois fiches au hasard. Ouvrez-en trois et comparez-les à votre tableur, champ par champ. C'est le seul contrôle qui attrape un décalage de colonnes.

Après la reprise

Si votre tableur ne contenait pas de fenêtres d'apogée — c'est le cas le plus fréquent — vos vins arrivent sans fourchette de garde. Renseignez-les par lots, en commençant par les bouteilles les plus anciennes : ce sont elles qui risquent de se refermer pendant que vous vous occupez du reste.

Ce qu'il faut retenir

• Travaillez sur une copie et partez du modèle fourni.
• Videz les cellules illisibles plutôt que d'y écrire du texte.
• Une seule feuille, aucune cellule fusionnée, aucun sous-total.
• Vérifiez le compte, le total de bouteilles et trois fiches au hasard.